Business Intelligence: Dashboards, ROI & wie man die richtige Wahl trifft

Die meisten Unternehmen verfügen bereits über mehr Daten, als sie verarbeiten können.

Verkaufsdaten befinden sich im CRM, Finanzinformationen im Buchhaltungssystem, während operative Daten aus einem ERP-System, internen Anwendungen oder Tabellen stammen können. Kundeninformationen sind häufig wiederum an einem anderen Ort gespeichert. Jedes dieser Systeme kann für sich genommen gut funktionieren. Doch all diese Informationen zusammenzuführen, um eine einfache Geschäftsfrage zu beantworten, kann dennoch Stunden dauern.

Hier kommen Business Intelligence Dashboards ins Spiel. Sie führen Daten aus verschiedenen Quellen in einer einzigen interaktiven Ansicht zusammen und helfen Unternehmen dabei, KPIs zu überwachen, Trends zu erkennen und komplexe Daten in verwertbare Erkenntnisse zu verwandeln. Doch ein Dashboard ist nicht automatisch nützlich, nur weil es Diagramme enthält.

Die entscheidende Frage lautet:

Kann es der richtigen Person helfen, zum richtigen Zeitpunkt eine bessere Entscheidung zu treffen?

Was ist Business Intelligence?

Business Intelligence umfasst Technologien, Prozesse und Methoden, mit denen Unternehmen Geschäftsdaten in Informationen umwandeln, die Entscheidungsprozesse unterstützen. Dabei ist es sinnvoll, BI von Data Analytics zu unterscheiden.

Data Analytics konzentriert sich darauf, Daten zu untersuchen, um Muster, Trends und Zusammenhänge zu erkennen. Business Intelligence macht diese Erkenntnisse für die Menschen zugänglich, die sie benötigen – häufig über Dashboards, Berichte und Visualisierungen.

Beispielsweise kann eine Datenanalyse zeigen, dass die Kundenabwanderung in einem bestimmten Kundensegment gestiegen ist. Ein BI-Dashboard kann diese Information zusammen mit Vertriebs-, Kunden- und Finanzkennzahlen darstellen und dem Management helfen, zu entscheiden, welche Maßnahmen erforderlich sind.

Einfach gesagt:

Analytics findet die Erkenntnis.
Business Intelligence macht diese Erkenntnis nutzbar.

Was ist ein Business Intelligence Dashboard?

Ein Business Intelligence Dashboard ist ein interaktives Tool, das wichtige Geschäftskennzahlen und KPIs in einer einzigen Ansicht darstellt. Microsoft Learn – Einführung in Dashboards für Power BI-Designer

Ein modernes Dashboard kann Folgendes kombinieren:

• Key Performance Indicators (KPIs)
• Diagramme und Grafiken
• Tabellen
• Trends und Vergleiche
• Filter
• Drill-downs
• Historische Daten
• Echtzeitdaten oder regelmäßig aktualisierte Daten
• Benachrichtigungen

Im Gegensatz zu einem statischen Bericht ermöglicht ein interaktives Dashboard den Benutzern, Informationen selbst zu untersuchen. Sie können Ergebnisse nach Zeitraum, Region, Produkt oder Kundensegment filtern und von einem übergeordneten KPI zu den zugrunde liegenden Details navigieren.

Ein Vertriebsleiter könnte beispielsweise Folgendes sehen:

2,4 Mio. € Umsatz

und anschließend untersuchen:

• Welche Regionen haben den Umsatz erzielt?
• Welche Produkte haben sich am besten entwickelt?
• Wie sieht der Vergleich zum letzten Quartal aus?
• Welche Kunden haben am meisten beigetragen?
• Wo gehen die Umsätze zurück?

Ein Dashboard ist daher mehr als eine Sammlung von Visualisierungen. Es bietet eine Möglichkeit, Geschäftsinformationen zu untersuchen und daraus eine Entscheidung abzuleiten.

Was leistet ein modernes BI-Dashboard?

Ein nützliches Dashboard erfüllt typischerweise mehrere Funktionen.

Arten von Business Intelligence Dashboards

Das richtige Dashboard hängt davon ab, wer es verwendet und welche Entscheidungen damit getroffen werden sollen.

Operative Dashboards

Operative Dashboards beantworten die Frage:

Was passiert gerade?

Sie sind für die tägliche Überwachung von Bereichen wie Vertrieb, Bestellungen, Lagerbestand, Kundensupport oder Produktion konzipiert.

Analytische Dashboards

Analytische Dashboards beantworten die Frage:

Warum passiert das?

Sie helfen Benutzern, historische Daten zu untersuchen, Segmente zu vergleichen und die Faktoren hinter einem bestimmten Ergebnis zu identifizieren.

Strategische Dashboards

Strategische Dashboards beantworten die Frage:

Wohin entwickelt sich das Unternehmen?

Sie konzentrieren sich auf eine kleinere Anzahl übergeordneter KPIs wie Umsatzwachstum, Profitabilität, Kundenbindung und strategische Ziele. Ein operatives Dashboard für ein tägliches Support-Team sollte daher nicht unbedingt genauso aussehen wie ein Management-Dashboard für die quartalsweise strategische Planung.

Warum investieren Unternehmen in BI-Dashboards?

Der Business Case für BI sollte nicht einfach lauten:

„Wir haben viele Daten.“

Er sollte vielmehr lauten:

„Wir müssen wichtige Entscheidungen schneller, genauer oder mit weniger manuellem Aufwand treffen.“

Gut konzipierte Business Intelligence Dashboards können Unternehmen dabei helfen:

• Manuelle Berichterstellung zu reduzieren
• Einen besseren Überblick über die Unternehmensperformance zu erhalten
• Probleme früher zu erkennen
• Fehler durch manuelle Datenverarbeitung zu reduzieren
• KPIs konsistent zu verfolgen
• Die operative Effizienz zu verbessern
• Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen zu treffen

Der entscheidende Punkt ist: Der ROI entsteht nicht durch das Dashboard selbst.

Er entsteht durch die geschäftlichen Ergebnisse, die das Dashboard verbessert.

Wie hoch ist der ROI eines Business Intelligence Dashboards?

Die Kosten für BI umfassen mehr als nur die Lizenzkosten einer Software.

Je nach Projekt können dazu gehören:

• Lizenzen für die BI-Plattform
• Datenintegration
• Datenaufbereitung
• Dashboard-Entwicklung
• Infrastruktur
• Wartung
• Schulungen

Der Nutzen kann sowohl aus messbaren als auch aus indirekten Vorteilen entstehen.

Direkter ROI

Dazu können gehören:

• Geringere Kosten für Reporting
• Weniger Arbeitsstunden für die manuelle Berichterstellung
• Niedrigere operative Kosten
• Höhere Conversion-Raten
• Bessere Ressourcennutzung
• Weniger datenbezogene Fehle

Indirekter ROI

Andere Vorteile lassen sich schwieriger direkt in Geld ausdrücken:

• Schnellere Entscheidungsfindung
• Bessere Transparenz für das Management
• Verbesserte Zusammenarbeit
• Höhere Produktivität der Mitarbeiter
• Bessere Customer Experience

Wenn ein Team beispielsweise zuvor 40 Stunden pro Monat für die Erstellung von Reports benötigt hat und eine BI-Lösung diesen Aufwand auf fünf Stunden reduziert, lässt sich die Zeitersparnis direkt berechnen.

Der tatsächliche Wert kann jedoch deutlich höher sein, wenn dasselbe Dashboard dem Management ermöglicht, ein rückläufiges Produkt oder ein operatives Problem früher zu erkennen.

Sind Dashboards veraltet?

Nein. Aber traditionelle Dashboards verändern sich.

Ein traditionelles Dashboard beantwortet möglicherweise hauptsächlich die Frage:

Was ist passiert?

Modernes BI soll zunehmend folgende Fragen beantworten:

Was passiert gerade?
Warum passiert es?
Was sollten wir als Nächstes tun?

Interaktive Analysen, automatisierte Datenaktualisierungen, Benachrichtigungen, Drill-downs und KI-gestützte Analysen machen Dashboards zunehmend zu Werkzeugen für die Entscheidungsunterstützung. Dashboards werden also nicht überflüssig.

Statische, isolierte Dashboards werden es.

Das Dashboard wird zu einem Bestandteil einer umfassenderen Analytics- und Entscheidungsumgebung.

Traditional vs Modern BI

Kann ChatGPT ein Dashboard erstellen?

Ja. ChatGPT und andere KI-Tools können bei der Erstellung vieler Bestandteile eines Dashboards helfen.

Zum Beispiel kann KI unterstützen bei:

• Der Analyse von CSV- oder Excel-Daten
• Der Identifizierung geeigneter KPIs
• Der Erstellung von SQL-Abfragen
• Der Generierung von JavaScript- oder React-Code
• Der Erstellung von Visualisierungen
• Der Entwicklung von Dashboard-Layouts
• Der Untersuchung von Datensätzen
• Der Identifizierung von Mustern

Warum sollte man also nicht einfach ChatGPT bitten, das gesamte BI-System zu erstellen? Weil eine produktive BI-Lösung weit mehr ist als ihre Benutzeroberfläche.

Ein Dashboard ist nur die sichtbare Ebene

Ein zuverlässiges BI-System benötigt außerdem:

Datenintegration
Woher kommen die Informationen?

Datenqualität
Kann man den Zahlen vertrauen?

Geschäftslogik
Wie werden KPIs berechnet?

Sicherheit
Wer darf welche Informationen sehen?

Datenaktualisierung
Wie und wann werden Informationen aktualisiert?

Wartung
Was passiert, wenn sich ein Quellsystem verändert?

ChatGPT kann die Entwicklung beschleunigen und bei Prototypen, Abfragen, Visualisierungen und Code helfen. Es kennt jedoch nicht automatisch die vollständige Datenarchitektur eines Unternehmens, dessen Geschäftsregeln, Sicherheitsmodell oder operativen Anforderungen.

KI kann unterstützen bei

• Prototyp
• UI
• Abfragen
• Diagrammen
• Analyse

Produktives BI erfordert

• Zuverlässige Daten
• Integrationen
• BGeschäftslogik
• Sicherheit
• Berechtigungen
• Wartung

Prototyp ≠ produktives BI-System

KI ist ein leistungsfähiges Entwicklungswerkzeug, ersetzt jedoch nicht die Architektur und das Engineering, die für eine zuverlässige produktive BI-Lösung erforderlich sind.

Wann sollte man ein individuelles BI-Dashboard entwickeln?

Standard-BI-Plattformen können eine hervorragende Lösung sein, wenn die Geschäftsanforderungen relativ standardisiert und die Datenquellen überschaubar sind. Ein individuelles BI-Dashboard wird interessanter, wenn:

• Daten aus mehreren Geschäftssystemen stammen
• Teams stark auf Excel und manuelles Reporting angewiesen sind
• Bestehende Dashboards spezifische Geschäftslogik nicht abbilden können
• Verschiedene Abteilungen unterschiedliche Ansichten benötigen
• Individuelle Integrationen erforderlich sind
• Rollenbasierter Zugriff wichtig ist
• BI in eine bestehende Anwendung integriert werden soll
• Standardtools den erforderlichen Workflow oder die gewünschte User Experience nicht bieten

Die Entscheidung sollte mit der Geschäftsfrage beginnen, nicht mit der Technologie.

Statt zu fragen:

„Welches Dashboard-Tool sollten wir kaufen?“

sollte die erste Frage lauten:

„Welche Entscheidungen müssen wir schneller oder besser treffen?“

Erst danach sollte festgelegt werden, welche KPIs, Datenquellen und Technologien dafür erforderlich sind.

Ein Beispiel aus der Praxis: Komplexe Geschäftsdaten in operative Transparenz verwandeln

Ein Beispiel aus unserer eigenen Arbeit ist eine individuelle CRM-Plattform, die für VSOA, eine belgische Polizeigewerkschaft, entwickelt wurde. Die Plattform unterstützt mehr als 20.000 aktive Mitglieder, wobei mehr als 1.000 Administratoren das System täglich nutzen. Sie umfasst rund 40 Rollen in 11 Regionen und ist mit verschiedenen externen Services und Systemen integriert, darunter SEPA, IBAN-Validierung, XML-Exporte, 3CX und Orbis.

Die Herausforderung bestand nicht lediglich darin, Informationen zu speichern. Bei einem System dieser Größenordnung benötigen Administratoren Zugriff auf die für ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten relevanten Informationen sowie einen klaren Überblick über die Vorgänge innerhalb der Organisation.

Die Plattform führt operative Informationen in einer zentralisierten Umgebung zusammen und bietet rollenbasierte Zugriffsrechte sowie Ansichten, die auf die Organisationsstruktur zugeschnitten sind.

Dies verdeutlicht ein wichtiges BI-Prinzip:

Der Wert liegt nicht darin, möglichst viele Kennzahlen anzuzeigen. Er liegt darin, komplexe operative Daten nutzbar zu machen.

Dasselbe Prinzip gilt unabhängig davon, ob Analytics über eine eigenständige BI-Plattform bereitgestellt oder direkt in eine interne Geschäftsanwendung integriert wird.

Wie wählt man den richtigen BI-Ansatz?

Es gibt keine universell beste BI-Plattform oder Dashboard-Architektur. Der richtige Ansatz hängt von den vorhandenen Systemen, der Datenreife, dem internen Know-how, dem Budget und den Geschäftsanforderungen ab.

Standard-BI-Plattform

Eine Standardplattform kann eine gute Wahl sein, wenn:

• Datenquellen relativ einfach sind
• Geschäftsanforderungen standardisiert sind
• Das Unternehmen bereits über BI-Know-how verfügt
• Standardvisualisierungen ausreichen
• Das Team Dashboards intern verwalten möchte

Individuelles BI-Dashboard

Eine individuelle Entwicklung wird interessanter, wenn:

• Die Geschäftslogik sehr spezifisch ist
• Mehrere Systeme integriert werden müssen
• Benutzer individuelle Workflows benötigen
• Komplexe Sicherheitsanforderungen bestehen
• Unterschiedliche Rollen unterschiedliche Benutzeroberflächen benötigen
• BI Bestandteil einer internen Anwendung werden soll

Embedded BI

Embedded BI integriert Analytics direkt in eine andere Geschäftsanwendung. Zum Beispiel können Analytics-Funktionen direkt in:

• CRM
• ERP
• Kundenportale
• Interne Geschäftsanwendungen
• Operations-Plattformen

integriert werden. Dadurch müssen Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln und Analytics wird Teil ihres normalen Workflows. Der entscheidende Punkt ist:

Die Technologie sollte den Geschäftsanforderungen folgen – nicht umgekehrt.

Häufige Fehler bei Business Intelligence Dashboards

Ein Dashboard kann korrekte Daten enthalten und trotzdem scheitern. Die häufigsten Probleme sind oft nicht technischer Natur.

Gutes Dashboard-Design beginnt mit den Entscheidungen, die Benutzer treffen müssen – nicht mit einer Sammlung von Diagrammen.

Was macht ein BI-Dashboard wirklich nützlich?

Ein nützliches Dashboard sollte drei grundlegende Fragen beantworten.

Was passiert?

Der aktuelle Zustand des Unternehmens.

KPIs · Performance · Trends

Warum passiert es?

Der Kontext hinter den Zahlen.

Filter · Vergleiche · Drill-down · Historische Daten

Was sollten wir tun?

Die Handlung, die sich aus den Informationen ergibt.

Alerts · Prioritäten · Entscheidungen

Ein Dashboard, das Benutzer dabei unterstützt, von Daten zu konkreten Maßnahmen zu gelangen, wird zu einem echten Business-Tool.

Fazit

Business Intelligence Dashboards bestehen nicht darin, immer mehr Diagramme auf einem Bildschirm darzustellen. Es geht darum, die richtigen Daten mit den richtigen Menschen zu verbinden und diese Informationen genau dann nutzbar zu machen, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss.

Ein gut konzipiertes Dashboard kann manuelles Reporting reduzieren, die Transparenz verbessern, Probleme früher erkennen und Teams ein klareres Verständnis der Unternehmensperformance vermitteln.

Erfolgreiches BI erfordert jedoch mehr als Visualisierung. Es braucht zuverlässige Daten, durchdachte Integrationen, klare Geschäftslogik, angemessene Sicherheitsmechanismen und ein Verständnis dafür, wie Menschen Informationen tatsächlich nutzen.

KI-Tools wie ChatGPT können Teile dieses Prozesses beschleunigen. Eine produktive BI-Lösung benötigt jedoch weiterhin eine solide technische und geschäftliche Grundlage. Die beste BI-Implementierung beginnt mit einer einfachen Frage:

Welche Entscheidungen könnte Ihr Unternehmen schneller oder besser treffen, wenn die richtigen Informationen sofort verfügbar wären? Dort beginnt ein wirklich nützliches Dashboard.

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