Business Intelligence: juhtpaneelid, ROI ja kuidas valida

Enamikul ettevõtetel on juba rohkem andmeid, kui nad tegelikult kasutada oskavad.

Müügiandmed asuvad CRM-is. Finantsinfo on raamatupidamissüsteemis, samal ajal kui operatiivsed andmed võivad pärineda ERP-st, ettevõtte sisemistest rakendustest või tabelarvutusfailidest. Klientide info on sageli salvestatud kusagil mujal. Iga süsteem võib eraldi suurepäraselt töötada, kuid kogu selle info ühendamine isegi lihtsale äriküsimusele vastamiseks võib võtta tunde.

Siin muutuvad väärtuslikuks ärianalüüsi juhtpaneelid. Need koondavad erinevatest allikatest pärinevad andmed ühte interaktiivsesse vaatesse, aidates ettevõtetel jälgida KPI-sid, tuvastada trende ja muuta keeruline info rakendatavaks teadmiseks.

Kuid juhtpaneel ei ole kasulik lihtsalt seetõttu, et see sisaldab graafikuid.

Tegelik küsimus on: Kas sinu juhtpaneel aitab õigel inimesel õigel ajal teha parema otsuse? See peaks olema põhimõte, millest iga BI-projekti puhul lähtuda.

Mis on Business Intelligence?

Business Intelligence on tehnoloogiate, protsesside ja praktikate kombinatsioon, mida kasutatakse ettevõtte andmete muutmiseks infoks, mida inimesed saavad otsuste tegemisel kasutada. BI-d on oluline eristada andmeanalüüsist.

Andmeanalüüs keskendub andmete uurimisele, et leida mustreid, trende, seoseid ja prognoose. Business Intelligence muudab need teadmised kättesaadavaks inimestele, kes peavad nende põhjal tegutsema – sageli juhtpaneelide, aruannete, visualiseeringute ja muude tööriistade kaudu.

Näiteks võib analüüs näidata, et klientide lahkumise määr suurenes konkreetses kliendisegmendis 12%. BI-juhtpaneel saab selle info tuua müügi- või kliendiedu meeskonna ette koos teiste näitajatega, mida nad vajavad otsustamiseks, mida edasi teha. Teisisõnu:

Analytics leiab teadmise.

Business Intelligence muudab selle teadmise kasutatavaks.

Mis on Business Intelligence’i juhtpaneel?

Ärianalüüsi juhtpaneel on interaktiivne tööriist, mis kuvab olulised ärimõõdikud ja KPI-d ühes vaates. Kaasaegsed juhtpaneelid võivad koondada andmeid mitmest allikast ning pakkuda koondvaadet ettevõtte tulemuslikkusest. Microsoft Learn — Introduction to dashboards for Power BI designers

Kaasaegne BI-juhtpaneel võib ühendada:

• Peamised tulemusnäitajad (KPI-d)
• Graafikud ja diagrammid
• Tabelid
• Trendide ja tulemuste võrdlused
• Filtrid
• Drill-down funktsioonid
• Ajaloolised andmed
• Reaalajas või regulaarselt uuendatavad andmed
• Hoiatused ja teavitused

Erinevalt staatilisest aruandest võimaldab interaktiivne juhtpaneel kasutajatel infot ise uurida. Nad saavad filtreerida tulemusi kuupäeva, piirkonna, toote või kliendisegmendi järgi ning liikuda kõrgetasemelisest KPI-st detailsemate alusandmeteni.

Näiteks võib müügidirektor näha:

€2,4M müügitulu

ja seejärel uurida:

• Millised tooted selle tulu tekitasid?
• Millised piirkonnad saavutasid parimad tulemused?
• Kuidas võrreldes eelmise kvartaliga?
• Millised kliendid andsid suurima panuse?
• Kus müük väheneb?

Seega ei ole juhtpaneeli ülesanne lihtsalt infot kuvada. See annab võimaluse infot uurida ja liikuda otsuse tegemise suunas.

Mida kaasaegne Business Intelligence’i juhtpaneel tegelikult teeb?

Kasulik BI-juhtpaneel täidab korraga mitut funktsiooni.

Tegutse

Lõppkokkuvõttes teenivad kõik need võimalused ühte eesmärki: aidata inimestel teha paremaid otsuseid.

Business Intelligence’i juhtpaneelide tüübid

Kõik juhtpaneelid ei peaks välja nägema ega toimima ühtemoodi. Õige juhtpaneel sõltub sellest, kes seda kasutab ja milliseid otsuseid ta peab tegema.

Operatiivsed juhtpaneelid

Operatiivsed juhtpaneelid vastavad küsimusele:

Mis toimub praegu?

Need on loodud selliste igapäevaste valdkondade jälgimiseks nagu müük, tellimused, laovaru, klienditugi või tootmine.

Analüütilised juhtpaneelid

Analüütilised juhtpaneelid vastavad küsimusele:

Miks see toimub?

Need on mõeldud trendide, seoste ja ajaloolise tulemuslikkuse uurimiseks. Kasutajad saavad võrrelda perioode, segmente, tooteid või piirkondi ning liikuda andmetes sügavamale, et mõista, mis konkreetset tulemust põhjustab.

Strateegilised juhtpaneelid

Strateegilised juhtpaneelid vastavad küsimusele:

Kuhu ettevõte liigub?

Need keskenduvad väiksemale arvule kõrgetasemelistele KPI-dele, nagu müügitulu kasv, kasumlikkus, klientide hoidmine ja strateegilised eesmärgid.

Igapäevase tugimeeskonna kasutatav operatiivne juhtpaneel ei peaks tingimata välja nägema samasugune nagu juhtkonna kvartaliplaneerimiseks kasutatav juhtpaneel.

Miks ettevõtted investeerivad BI-juhtpaneelidesse?

BI äriline põhjendus ei peaks olema lihtsalt: „Meil on palju andmeid.“

See peaks olema: Me peame tegema olulisi otsuseid kiiremini, täpsemalt või väiksema käsitsi tehtava töömahuga.

Hästi kavandatud juhtpaneelid võivad aidata ettevõtetel:

• Vähendada käsitsi koostatud aruandeid
• Parandada ülevaadet ettevõtte tulemuslikkusest
• Tuvastada probleeme varem
• Vähendada käsitsi andmetöötlusest tulenevaid vigu
• Jälgida KPI-sid järjepidevalt
• Parandada operatiivset efektiivsust
• Teha otsuseid värske info põhjal

Oluline erinevus seisneb selles, et ROI ei tulene juhtpaneelist endast.

See tuleneb ärilistest tulemustest, mida juhtpaneel aitab parandada.

Milline on Business Intelligence’i juhtpaneeli ROI?

ROI on üks olulisemaid küsimusi, mida enne BI-sse investeerimist küsida. Arvutusse tuleks kaasata BI täielik maksumus, mitte ainult tarkvaralitsents. Kulud võivad hõlmata:

• BI-platvormi litsentse
• Andmete integreerimist
• Andmete ettevalmistamist
• Juhtpaneeli arendust
• Infrastruktuuri
• Hooldust
• Koolitust
• Sisemise meeskonna tööaega

Tulu võib tulla nii otsestest kui ka kaudsetest eelistest.

Otsene ROI

Neid tulemusi on suhteliselt lihtne mõõta:

• Väiksemad aruandluskulud
• Käsitsi aruandlusele kulutatud tundide vähenemine
• Väiksemad operatiivkulud
• Suurem müügikonversioon
• Ressursside parem kasutamine
• Vähem andmetega seotud vigu

Kaudne ROI

Teistele eelistele võib olla keerulisem otsest rahalist väärtust omistada:

• Kiirem otsuste tegemine
• Parem ülevaade juhtkonnale
• Parem koostöö
• Töötajate suurem tootlikkus
• Parem kliendikogemus
• Suurem usaldus ettevõtte andmete vastu

Näiteks kui meeskond kulutas varem juhtkonna aruannete koostamisele 40 tundi kuus ja BI-lahendus vähendab selle aja viie tunnini, saab säästetud aega otseselt mõõta. Kuid kui sama juhtpaneel võimaldab juhtkonnal tuvastada langeva tootekategooria kaks kuud varem, võib sellest tulenev äriline väärtus olla märksa suurem. Seetõttu tuleks BI ROI-d hinnata äriliste tulemuste, mitte loodud juhtpaneelide arvu põhjal.

Kas juhtpaneelid on aegunud?

Ei. Kuid traditsiooniline juhtpaneel muutub.

Ärimõõdikute ekraanile paigutamise idee ei ole uus. Juhtpaneelid on eri vormides eksisteerinud aastakümneid ning arenenud suhteliselt staatilistest juhtkonna infosüsteemidest interaktiivseteks BI-tööriistadeks ja self-service analüütikaplatvormideks.

Muutunud on see, mida kasutajad neilt ootavad. Traditsiooniline juhtpaneel võis vastata küsimusele:

Mis juhtus?

Kaasaegne BI-keskkond peaks üha enam aitama vastata:

Mis toimub?

Miks see toimub?

Mida peaksime järgmisena tegema?

Kaasaegsed juhtpaneelid võivad ühendada interaktiivse andmete uurimise, reaalajas või sageli uuendatavad andmed, hoiatused, drill-down võimalused ja AI-põhise analüüsi. AI võib aidata ka juhtpaneelide loomisel, andmete ettevalmistamisel, visualiseerimissoovituste tegemisel ja trendide tuvastamisel. Seega ei ole juhtpaneelid muutumas aegunuks.

Aegunud on staatilised ja üksteisest eraldatud juhtpaneelid.

Juhtpaneelist on saamas üks osa laiemast otsuste toetamise süsteemist.

Traditsiooniline vs kaasaegne BI

Kas ChatGPT saab luua juhtpaneeli?

Jah.

ChatGPT ja teised AI-tööriistad saavad aidata luua juhtpaneeli erinevaid osi. Näiteks võib AI aidata:

• Analüüsida CSV- või Exceli-andmeid
• Tuvastada võimalikke KPI-sid
• Kirjutada SQL-päringuid
• Genereerida JavaScripti või Reacti koodi
• Luua graafikuid ja visualiseeringuid
• Soovitada juhtpaneeli paigutust
• Uurida andmekogumeid
• Leida mustreid või anomaaliaid
• Luua töötava juhtpaneeli prototüübi

AI-d integreeritakse üha enam ka otse BI-platvormidesse, et automatiseerida juhtpaneelide loomise, andmete ettevalmistamise ja analüüsi osi. Miks mitte siis lihtsalt paluda ChatGPT-l ehitada kogu BI-süsteem? Sest tootmiskasutuseks mõeldud BI-lahendus on palju enamat kui selle kasutajaliides.

Juhtpaneel on ainult nähtav kiht

Usaldusväärne BI-süsteem vajab samuti:

Andmete integreerimine

Kust info pärineb?

Andmete kvaliteet

Kas numbreid saab usaldada?

Äriloogika

Kuidas KPI-sid arvutatakse?

Turvalisus

Kellel on ligipääs millisele infole?

Andmete uuendamine

Kuidas ja millal infot uuendatakse?

Hooldus

Mis juhtub, kui lähteandmete süsteem muutub?

ChatGPT saab aidata paljude üksikute ülesannetega.

See ei mõista automaatselt kogu sinu organisatsiooni andmearhitektuuri, ärireegleid, turvamudelit ega operatiivseid nõudeid.

AI võib luua kasutajaliidese. Kuid…

AI saab aidata luua

• Prototüübi
• UI
• Päringuid
• Graafikuid
• Analüüsi

Tootmiskasutuseks mõeldud BI vajab

• Usaldusväärseid andmeid
• Integratsiooni
• Äriloogikat
• Turvalisust
• Õigusi
• Hooldust

Prototüüp ≠ tootmiskasutuseks mõeldud BI-süsteem

AI on võimas arendustööriist, kuid see ei asenda arhitektuuri ja inseneritööd, mida on vaja usaldusväärse tootmiskasutuseks mõeldud BI-lahenduse loomiseks.

Millal tasub luua kohandatud BI-juhtpaneel?

Standardsed BI-platvormid võivad olla paljudele organisatsioonidele suurepärane valik. Kohandatud lahendus muutub väärtuslikumaks siis, kui ettevõtte vajadused lähevad tavapärasest aruandlusest kaugemale. Kohandatud BI-juhtpaneel võib olla mõistlik, kui:

• Andmed pärinevad mitmest ärisüsteemist
• Meeskonnad sõltuvad suurel määral Excelist ja käsitsi koostatud aruannetest
• Olemasolevad juhtpaneelid ei suuda kajastada konkreetset äriloogikat
• Erinevad osakonnad vajavad samade andmete erinevaid vaateid
• Vajalikud on kohandatud integratsioonid
• Rollipõhine ligipääs on oluline
• Juhtpaneel tuleb integreerida olemasolevasse rakendusse
• Organisatsioonil on unikaalsed operatiivsed töövood
• Standardsed BI-tööriistad ei suuda pakkuda vajalikku kasutajakogemust

Otsus peaks algama ärilisest küsimusest, mitte tehnoloogiast.

Selle asemel et küsida:

„Millise juhtpaneeli tööriista peaksime ostma?“

Alusta küsimusest:

„Milliseid otsuseid peame tegema kiiremini või paremini?“

Seejärel liigu tagasi KPI-de, andmete ja tehnoloogia juurde, mida nende otsuste toetamiseks vaja läheb.

Näide päriselust: keerukate äriandmete muutmine operatiivseks ülevaateks

Üks näide meie enda tööst on VSOA-le, Belgia politseiliidule, arendatud kohandatud CRM-platvorm.

Platvorm toetab rohkem kui 20 000 aktiivset liiget, kusjuures süsteemi kasutab igapäevaselt rohkem kui 1000 administraatorit. See sisaldab ligikaudu 40 rolli 11 piirkonnas ning integreerub väliste teenuste ja süsteemidega, sealhulgas SEPA, IBAN-i valideerimise, XML-ekspordi, 3CX-i ja Orbisega.

Väljakutse ei seisnenud lihtsalt info salvestamises. Sellises mahus vajavad administraatorid ligipääsu nende vastutusalaga seotud infole ning selget ülevaadet sellest, mis organisatsioonis toimub. Platvorm koondab operatiivse info tsentraliseeritud keskkonda, kus kasutatakse rollipõhist ligipääsu ja organisatsiooni struktuurist lähtuvaid vaateid.

See illustreerib üht olulist BI-põhimõtet:

Väärtus ei seisne võimalikult paljude mõõdikute kuvamises. Väärtus seisneb keerukate operatiivandmete muutmises kasulikuks infoks.

Sama põhimõte kehtib olenemata sellest, kas analüütika toimub eraldiseisva BI-platvormi kaudu või on ehitatud otse ettevõtte sisemisse rakendusse.

Selline lähenemine välistab vajaduse liikuda pidevalt erinevate süsteemide vahel ning võib muuta analüütika kasutaja tavapärase töövoo osaks. Oluline on see, et tehnoloogia peab lähtuma ärivajadusest, mitte vastupidi.

Levinud vead Business Intelligence’i juhtpaneelide loomisel

Juhtpaneel võib sisaldada täpseid andmeid ja siiski ebaõnnestuda. Kõige levinumad probleemid ei ole sageli tehnilised.

Hea juhtpaneeli disain algab otsustest, mida kasutajad peavad tegema, mitte graafikute kogumist.

Mis muudab BI-juhtpaneeli tegelikult kasulikuks?

Kasulik juhtpaneel peaks vastama kolmele põhimõttelisele küsimusele.

Mis toimub?

Ettevõtte hetkeseis.

KPI-d · Tulemuslikkus · Trendid

Miks see toimub?

Numbrite taga olev kontekst.

Filtrid · Võrdlused · Drill-down · Ajaloolised andmed

Mida peaksime tegema?

Infole järgnev tegevus.

Hoiatused · Prioriteedid · Otsused · Tegevused

See loob lihtsa, kuid võimsa ahela:

Kokkuvõte

Ärianalüüsi juhtpaneelid ei tähenda lihtsalt rohkemate graafikute lisamist ekraanile. Need ühendavad õiged andmed õigete inimestega ja muudavad selle info kasulikuks hetkel, kui on vaja teha otsus. Hästi kavandatud juhtpaneel võib vähendada käsitsi aruandlust, parandada ülevaadet, aidata probleeme varem tuvastada ning anda meeskondadele selgema arusaama ettevõtte tulemuslikkusest.

Edukas BI nõuab aga enamat kui visualiseerimist. See vajab usaldusväärseid andmeid, läbimõeldud integratsiooni, selget äriloogikat, sobivat turvalisust ja põhjalikku arusaama sellest, kuidas inimesed infot tegelikult kasutavad.

AI-tööriistad, nagu ChatGPT, võivad kiirendada protsessi erinevaid osi, alates kasutajaliideste prototüüpimisest kuni andmete analüüsimise ja koodi genereerimiseni. Kuid tootmiskasutuseks mõeldud BI-lahendus vajab endiselt tugevat tehnilist ja ärilist alust. Parim BI-lahendus algab lihtsa küsimusega:

Milliseid otsuseid saaks sinu ettevõte teha kiiremini või paremini, kui õige info oleks kohe kättesaadav? Sealt algab tõeliselt kasulik juhtpaneel.

Vajad oma ettevõtte vajadustele kohandatud Business Intelligence’i juhtpaneeli?

AiraSystems kavandab ja arendab kohandatud Business Intelligence & Dashboards lahendusi, mis ühendavad ettevõtte andmed, visualiseerivad olulised mõõdikud ja muudavad keeruka info rakendatavaks teadmiseks.

Ärianalüütika jatöölauad →

Sisemised ärirakendused: kuidas kohandatud äritarkvara parandab tõhusust ja toetab kasvu