Iga kasvav organisatsioon jõuab varem või hiljem punkti, kus tabelarvutused, omavahel ühendamata tööriistad ja valmis tarkvaralahendused hakkavad igapäevast tööd aeglustama. Töötajad kulutavad väärtuslikku aega sama teabe sisestamisele mitmesse süsteemi, erinevate rakenduste vahel liikumisele ja rutiinsete protsesside käsitsi koordineerimisele, mida oleks võimalik hõlpsasti automatiseerida.
Sisemised ärirakendused lahendavad selle probleemi, pakkudes tarkvara, mis on loodud vastavalt sellele, kuidas ettevõte tegelikult töötab, selle asemel et sundida töötajaid kohanduma üldotstarbeliste toodetega.
Olgu eesmärgiks kohandatud CRM-i, ERP-platvormi, töötajate portaali, partneriportaali, dokumendihaldussüsteemi või töövoogude automatiseerimise lahenduse loomine – hästi kavandatud sisemised ärirakendused võivad kujuneda ettevõtte tegevuse tehnoloogiliseks selgrooks. Need koondavad teabe ühte kohta, ühendavad osakondi, parandavad ülevaadet ning loovad usaldusväärsed protsessid, mis toetavad organisatsiooni ka selle kasvades.
Aira Systemsis arendame sisemisi ärirakendusi, mis ühendavad kaasaegsed tehnoloogiad ettevõttepõhiste töövoogudega, aidates organisatsioonidel asendada killustunud protsessid turvalise ja skaleeritava tarkvaraga.
Miks standardtarkvarast alati ei piisa
Kommertslikud SaaS-platvormid toimivad hästi siis, kui ettevõtte protsessid vastavad suurel määral valdkonna standarditele. Paljud organisatsioonid arendavad aga aja jooksul välja töökorralduse, mis põhineb aastatepikkusel kogemusel, regulatiivsetel nõuetel, klientide ootustel ja sisemistel reeglitel. Sellised protsessid sobituvad harva täielikult valmis tarkvaraga.
Ettevõtted reageerivad sellele sageli täiendavate tabelarvutuste, e-posti teel kinnitamise, käsitsi koostatud aruannete ja kohandatud integratsioonide kasutuselevõtuga. Aja jooksul muutuvad need lahendused üha raskemini hallatavaks. Töötajad kulutavad rohkem aega teabe haldamisele kui selle kasutamisele otsuste tegemiseks.
Kohandatud tarkvara arendamine võimaldab organisatsioonidel keerukaid protsesse lihtsustada selle asemel, et kohandada oma tegevust tarkvara piirangutega. Osakondade sundimise asemel etteantud töövoogudesse toetab rakendus olemasolevat ärimudelit ning loob samal ajal võimalusi tõhususe parandamiseks.
CRM-i, ERP-i, BPM-i ja ärileportaalide mõistmine
Äritarkvarast rääkides kasutatakse sageli mitmeid tuntud lühendeid. Kuigi need süsteemid töötavad sageli koos, täidab igaüks neist erinevat eesmärki.
Customer Relationship Management (CRM)
CRM-süsteem haldab suhteid ja suhtlust klientidega kogu müügi- ja teenindustsükli vältel. See salvestab kliendiandmeid, jälgib suhtlust, haldab müügivõimalusi, automatiseerib järeltegevusi ning pakub aruandlust, mis aitab juhtkonnal mõista ettevõtte tulemuslikkust.
Keerukate müügiprotsessidega organisatsioonid vajavad sageli CRM-platvorme, mis arvestavad nende konkreetsete kinnitamisreeglite, hinnastamismudelite ja kliendi elutsükliga, selle asemel et tugineda täielikult standardsele SaaS-funktsionaalsusele.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP-süsteemid koordineerivad ettevõtte sisemisi tegevusi erinevate osakondade vahel. Finants, hanked, varude haldus, tootmine, personal, logistika ja raamatupidamine kasutavad ühist teavet, et vähendada dubleerimist ja parandada tegevuse järjepidevust.
Kaasaegsed ERP-lahendused integreeruvad üha enam pilveteenustega, säilitades vajaduse korral ühenduse olemasolevate ärisüsteemidega. Gartneri avaldatud valdkondlikes raamistikutes käsitletakse ERP-i pidevalt areneva digitaalse platvormina, mitte ühe iseseisva rakendusena.
Business Process Management (BPM)
BPM keskendub äriprotsesside kujundamisele, automatiseerimisele, jälgimisele ja pidevale täiustamisele. Andmete salvestamise asemel keskenduvad BPM-lahendused sellele, kuidas töö organisatsioonis liigub.
Kinnitusahelad, hanketaotlused, uute töötajate liitumisprotsessid, lepingute läbivaatamine, vastavusprotseduurid ja klienditeeninduse taotlused saavad kõik kasu töövoogude automatiseerimisest. See vähendab käsitsi sekkumise vajadust, säilitades samal ajal täieliku ülevaate protsessi igast etapist.
Rahvusvaheline standardiorganisatsioon Object Management Group haldab BPMN-i, mis on üks enim kasutatavaid äriprotsesside modelleerimise standardeid.
- Lahendus Peamine eesmärk Sobib kõige paremini
- CRM Kliendisuhete haldamine Müügi- ja klienditoe meeskonnad
- ERP Finantside, varude ja tegevuste haldamine Keskmised ja suured organisatsioonid
- BPM Töövoogude automatiseerimine Korduvate kinnitamisprotsessidega ettevõtted
- Business Portal Iseteeninduslik juurdepääs Töötajad, partnerid ja kliendid
- Kohandatud sisemine ärirakendus Mitme funktsiooni ühendamine Unikaalsete töövoogudega organisatsioonid
Töötajate ja klientide portaalid
Portaalid pakuvad turvalist juurdepääsu teabele ja teenustele töötajatele, klientidele, tarnijatele või välistele partneritele.
Töötajate portaal võib sisaldada:
- HR-teenuseid
- Puhkuseavaldusi
- Sisemist dokumentatsiooni
- Koolitusmaterjale
- Tulemusjuhtimist
- Teadmistebaase
Klientide ja partnerite portaalid pakuvad sageli:
- Tellimuste jälgimist
- Konto haldamist
- Turvalist dokumentide vahetamist
- Arveldusinfot
- Tugiteenuste taotlusi
- Projektialast koostööd
Kuna need portaalid integreeruvad otse sisemiste süsteemidega, saavad kasutajad järjepidevat ja ajakohast teavet ilma e-kirjade või käsitsi tehtavate uuenduste kasutamiseta.
Õige sisemise ärirakenduse tüübi valimine
Õige lahenduse valimine peaks algama ettevõtte tegelike äriprotsesside mõistmisest, mitte tarkvarakategooria valimisest.
Organisatsioonid, mille peamine eesmärk on klientide leidmine ja müügi kasvatamine, saavad tavaliselt kõige rohkem kasu CRM-i arendusest.
Keerukate operatiivsete töövoogudega ettevõtted vajavad sageli ERP-funktsionaalsust, et koordineerida erinevate osakondade tegevust.
Ettevõtted, kus viivitusi põhjustavad käsitsi tehtavad kinnitamised, saavad sageli suurimat väärtust BPM-lahenduste kaudu rakendatud töövoogude automatiseerimisest.
Paljud organisatsioonid ühendavad lõpuks need võimalused ühtseks platvormiks, kus CRM, ERP, töövoogude automatiseerimine, aruandlus ja portaalid toimivad ühes ökosüsteemis.
Selline integreeritud lähenemine kõrvaldab andmete korduva sisestamise ning võimaldab teabel osakondade vahel loomulikult liikuda.
Edukate sisemiste ärirakenduste omadused
Edukad tarkvaraprojektid algavad sellest, et mõistetakse, kuidas töötajad oma tööd tegelikult teevad, mitte ainult olemasolevate ekraanide või aruannete dokumenteerimisest.
Ärianalüütikud teevad enne arenduse algust tihedalt koostööd sidusrühmadega, et tuvastada korduvad ülesanded, kinnitusteekonnad, aruandlusvajadused, vastavusnõuded ja integratsioonipunktid.
Hästi kavandatud rakendus sisaldab tavaliselt:
- Keskset äriandmete haldust
- Rollipõhiseid õigusi
- Töövoogude automatiseerimist
- Auditijälgi
- Aruandluse juhtpaneeleAPI-integratsioone
- Mobiilikasutuse võimalust
- Skaleeritavat arhitektuuri
Need võimalused loovad tugeva aluse, mida saab organisatsiooni kasvades edasi arendada.
Integratsioon on sageli olulisem kui asendamine
Paljud organisatsioonid kasutavad juba raamatupidamistarkvara, personalisüsteeme, makseteenuse pakkujaid, identiteediteenuseid ja dokumendihaldusplatvorme, mis toimivad endiselt hästi.
Kõigi olemasolevate süsteemide väljavahetamine ei anna harva parimat investeeringutasuvust.
Selle asemel toimivad kohandatud sisemised ärirakendused sageli operatiivse kihina, mis ühendab erinevaid ärisüsteeme turvaliste API-de kaudu. Töötajad kasutavad ühtset kasutajaliidest, samal ajal kui teave liigub taustal olemasolevate platvormide vahel.
Selline lähenemine vähendab häireid ja võimaldab organisatsioonil järk-järgult moderniseerida.
Turvalisus, vastavus ja juhtimine
Sisemised ärirakendused töötlevad sageli tundlikku äriteavet, finantsandmeid, kliendiandmeid ja konfidentsiaalseid dokumente. Seetõttu peab turvalisus olema arhitektuuri lahutamatu osa, mitte valikuline funktsioon.
Kaasaegsed ettevõtete rakendused rakendavad tavaliselt:
- Mitmeastmelist autentimist
- Rollipõhist juurdepääsukontrolli
- Andmete krüpteerimist edastamisel ja säilitamisel
- Põhjalikku auditilogimist
- Turvalist API-de autentimist
- Automatiseeritud varukoopiaid
- Pidevat monitooringut
Reguleeritud valdkondades tegutsevatel organisatsioonidel võib olla vaja järgida ka selliseid standardeid ja nõudeid nagu:
- ISO/IEC 27001
- SOC 2
- GDPR
- HIPAA
- FedRAMP
- AWS GovCloud nõuded
- NIST Cybersecurity Framework
Tunnustatud standardite järgimine aitab vähendada operatiivseid riske ning toetada regulatiivsete nõuete ja klientide ootuste täitmist. National Institute of Standards and Technology ning International Organization for Standardization avaldatud juhiseid kasutatakse laialdaselt turvalise ettevõttetarkvara kavandamisel.
Pikaajaline väärtus ulatub automatiseerimisest kaugemale
Kohandatud tarkvara kõige olulisem tulemus ei ole ainult käsitsi tehtava töö vähendamine. Sisemised ärirakendused loovad usaldusväärse juurdepääsu äriteabele, mis toetab kogu organisatsioonis kiiremat otsustamist.
Juhtkond saab reaalajas parema ülevaate ettevõtte tegevusest, töötajad kulutavad vähem aega teabe otsimisele, osakonnad teevad tõhusamalt koostööd ning kliendid saavad järjepidevamat teenindust.
Ärinõuete muutudes saab kohandatud tarkvara edasi arendada, ilma et oleks vaja teha suuri muudatusi töökorralduses või kulukaid migratsioone täiesti uutele platvormidele.
Organisatsioonid, kes investeerivad hoolikalt kavandatud sisemistesse ärirakendustesse, loovad tehnoloogilise aluse, mis suudab toetada kasvu veel aastaid ning säilitada samal ajal paindlikkuse tulevaste ärivajaduste jaoks.
Levinud vead
Sisemiste ärirakenduste loomisel
- Katkiste protsesside automatiseerimine
- Integratsioonide ignoreerimine
- Tehnoloogia valimine enne töövoogude määratlemist
- Töötajate kasutuselevõtu ja kaasamise unustamine
- Turvanõuete alahindamine
Loe edasi
Kui kavandad moderniseerimisprojekti, võivad kasulikud olla ka järgmised materjalid:
- Süsteemide moderniseerimine avalikus sektoris: praktiline tee kriitiliste süsteemide uuendamiseni ilma häireteta
- Kuidas valitsuse pärandsüsteemide moderniseerimine edukalt läbi viia
- Ettevõtte tarkvara, mis on üles ehitatud Sinu äri ümber
- Ärianalüütika jatöölauad
Soovitatud välised allikad
- NIST Cybersecurity Framework: https://www.nist.gov/cyberframework
- ISO/IEC 27001 Information Security: https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html
- BPMN Standard (Object Management Group): https://www.omg.org/bpmn/